Cierre contable mensual: checklist para tener la contabilidad al día

Una contabilidad al día no se logra en diciembre: se construye mes a mes. El cierre mensual es el momento de revisar que todo lo que pasó en la empresa esté registrado, que los saldos sean reales y que la información sirva para tomar decisiones.

Esta lista sirve como punto de partida. Adáptala al tamaño y la actividad de tu empresa.

Antes de empezar: fija una fecha de corte

Define un día límite para recibir soportes del mes (facturas de proveedores, legalizaciones, novedades de nómina) y comunícalo a todo el equipo. Sin fecha de corte, el cierre nunca termina.

1. Conciliaciones bancarias

Concilia todas las cuentas bancarias y de ahorro contra el extracto.
Identifica las partidas pendientes: consignaciones sin identificar, cheques no cobrados, gastos bancarios sin registrar.
Revisa que las partidas pendientes del mes anterior se hayan cruzado.

Una partida conciliatoria que se repite varios meses merece revisión: puede ser un error de registro y no un simple "pendiente".

2. Ventas y cartera

Verifica que todas las facturas del mes estén contabilizadas y validadas por la DIAN.
Aplica los pagos recibidos a cada factura.
Revisa la cartera por edades y marca los clientes que requieren gestión de cobro.

3. Compras y proveedores

Registra todas las facturas de proveedores recibidas hasta la fecha de corte.
Verifica los documentos soporte de compras a no obligados a facturar.
Concilia los saldos de los proveedores principales con sus estados de cuenta.

4. Nómina y prestaciones

Contabiliza la nómina del mes y las novedades (horas extra, incapacidades, vacaciones).
Registra las provisiones de prestaciones sociales.
Verifica que los aportes a seguridad social coincidan con lo contabilizado.

5. Activos, inventarios y ajustes

Registra la depreciación de activos fijos.
Si manejas inventarios, concilia el saldo contable con el físico o con el sistema de inventarios.
Registra gastos pagados por anticipado y su amortización.

6. Impuestos del periodo

Revisa las retenciones practicadas y las que te practicaron.
Prepara la información para las declaraciones que correspondan al periodo (retención en la fuente, IVA, ICA, según tu calendario y periodicidad).
Verifica los vencimientos del mes siguiente para no pagar sanciones.

7. Revisión de estados financieros

Revisa el balance: ¿hay saldos contrarios a su naturaleza? ¿cuentas puente con saldo?
Compara el estado de resultados con el mes anterior y con el presupuesto; investiga las variaciones grandes.
Deja por escrito los ajustes pendientes y los responsables.

Cierra el periodo

Una vez revisado todo, bloquea el periodo en tu software contable para que nadie registre movimientos con fecha del mes cerrado. Así los informes que ya entregaste no cambian después.

Hazlo más fácil

Buena parte de esta lista se vuelve automática cuando la facturación, la cartera, la nómina y la contabilidad viven en el mismo sistema. Eso es lo que hacemos con Inmapp y el equipo contable de Sempreg. Si quieres que revisemos tu proceso de cierre, escríbenos.